Die Datenschutzgrund-Verordnung (DSGVO) schützt natürliche Personen wie etwa Vereinsmitglieder vor einer rechtswidrigen Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Unter personenbezogenen Daten sind alle Informationen, die einer natürlichen Person zuordenbar sind und durch die sie identifiziert werden kann, zu verstehen. Darunter fallen beispielsweise Name, Adresse oder Telefonnummer der Mitglieder des Vereins.
Recht auf Datenlöschung
Prinzipiell ist jedwedes Handhaben von personenbezogenen Daten, egal ob manuell, computergestützt oder automatisiert, als Datenverarbeitung zu verstehen. Unter diesen Begriff fallen etwa das Erheben von Mitgliedsdaten oder die Evidenzhaltung der bereits erhobenen personenbezogenen Daten in Listen. Ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht mehr erforderlich, etwa wenn Eltern aus dem Verein ausscheiden, müssen diese grundsätzlich gelöscht werden. Ebenso ist sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff auf die verarbeiteten Daten haben. Einen formalen Datenschutzbeauftragten werden die Elternvereine in der Regel nicht bestellen müssen.
Ausdrückliche Zustimmung
Damit eine Datenverarbeitung erlaubt und rechtmäßig ist, muss einer der dafür in der DSGVO vorgesehenen Rechtfertigungsgründe erfüllt werden. Für den Elternverein ist dabei insbesondere die Einwilligung der von der Datenverarbeitung betroffenen Person von Bedeutung. Im Fokus stehen dabei die meist verwendeten Beitrittsformulare. Diese dienen der Erfassung von personenbezogenen Daten für Zwecke, die mit dem Betrieb des Elternvereines verknüpft sind. Künftige Mitglieder müssen den vorzunehmenden Datenverarbeitungen zustimmen. Wesentlich ist, dass der Elternverein einen jederzeitigen Nachweis der Einwilligungen der Mitglieder vorzuweisen hat. Die Einwilligung kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt widerrufen werden. Datenverarbeitungen, die rechtmäßig bis zum Zeitpunkt des Widerrufes durchgeführt wurden, bleiben vom Widerruf unberührt.
Zusätzlich ist die von der Datenverarbeitung betroffene Person bereits im Zeitpunkt der Erhebung ihrer Daten über die ihr nach der DSGVO zukommenden Informations- und Auskunftsrechte zu informieren.
Verarbeitungsverzeichnis führen
Betreffend die laufende Verwaltung der vom Elternverein erhobenen personenbezogenen Daten ist auf das sogenannte Verarbeitungsverzeichnis hinzuweisen. Als für die Einhaltung der Datenschutz-rechtsvorschriften Verantwortlicher hat der Elternverein ein solches unbedingt zu führen. Die Weiterleitung von vom Elternverein erhobenen Daten an in der juristischen Diktion als „Dritte“ Bezeichnete liegt ebenso im datenschutzrechtlichen Brennpunkt. In Frage kommen hierbei etwa Unternehmen, mit denen der Elternverein vertragliche Beziehungen unterhält. Da die Übermittlung eine Verarbeitung darstellt, bedarf sie eines Rechtfertigungsgrundes. Erfolgt die Verarbeitung durch den Dritten im Auftrag des Elternvereines, muss sich dieser dem Verein gegenüber vertraglich verpflichten, die Datenschutzbestimmungen im Hinblick auf die übermittelten Daten einzuhalten. Leitet die Schule Schülerdaten an den Elternverein weiter, ist davon auszugehen, dass hierfür die Zustimmung der Eltern bzw. ab 14 der Schüler/innen notwendig ist.
Heikel: Homepage und Vereinszeitung
Einen besonders heiklen Punkt stellt die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten dar. Im Kontext der Elternvereinstätigkeiten ist dabei insbesondere an das Betreiben einer Vereinshomepage oder die Auflage einer Vereinszeitung zu denken. Jede Veröffentlichung ist eine Datenverarbeitung dar, die wiederum einer Rechtfertigung bedarf. In aller Regel wird hierzu die Einwilligung der davon betroffen Personen notwendig sein.
Abschließend kann bemerkt werden, dass es jedenfalls empfehlenswert ist, ein Vereinsmitglied mit den Agenden des Datenschutzes zu betrauen, um allen Verpflichtungen korrekt nachkommen zu können.
