Compliance-Richtlinie für ehrenamtliche Funktionäre sowie hauptamtliche Mitarbeiter des Katholischen Familienverbandes der Erzdiözese Wien.
Präambel
Der Katholische Familienverband der Erzdiözese Wien (kurz KFVW) agiert überparteilich und im Raum der Erzdiözese Wien (Wien, NÖ – Weinviertel, Industrieviertel) und orientiert sich dabei an christlichen Werten und Grundsätzen. Es obliegt den Organen und Mitarbeitern des Vereins, dass ihnen entgegengebrachte Vertrauen zu bewahren und zu erhalten.
Compliance bedeutet für den KFVW die Einhaltung aller einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, vertraglicher Vereinbarungen sowie freiwillig eingegangener Selbstverpflichtungen. Ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeiter werden einmal jährlich über die geltenden Compliance Richtlinien informiert. Änderungen dieser Richtlinie bedürfen eines Vorstandsbeschlusses. Neue Vorstandsmitglieder erhalten diese Information unmittelbar nach ihrer Kooptierung in den Vorstand.
Bei den im Folgenden verwendeten geschlechtsspezifischen Begriffen schließt die männliche Bezeichnung immer auch die weibliche mit ein. Dies erfolgt ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit und ohne jegliche Diskriminierungsabsicht.
Diese Compliance-Richtlinie wurde am 7. Juni 2022 vom Vorstand einstimmig beschlossen. Eine Aktualisierung erfolgte per Vorstandsbeschluss am 6. Juni 2023.
Organisationsform, gesetzliche und vereinsrechtliche Grundlagen:
Für den KFVW gelten folgende rechtliche Grundlagen:
Vereinsgesetz
Datenschutzgrundverordnung
Statuten des Vereins
Verträge und Fördervereinbarungen
Struktur, Geschäftspartner, Kooperationen
Der KFVW ist ein eigenständiger Verein und Mitglied beim „Katholischen Familienverband Österreichs (kurz: KFÖ):
Tätigkeiten des KFÖ gegenüber des KFVW:
Veröffentlichung der Mitgliederzeitung „ehe + familien“
Wartung und Verfügbarkeit eines Content-Management-Systems für Newsletter und Homepage
Organisation von Präsidiumssitzungen für die Katholischen Familienverbände auf diözesaner Ebene
Planung und Entwicklung von familienpolitischen Kampagnen, die vom KFVW ausgerollt werden
Erstellung eines familienpolitischen Forderungskataloges
Im Gegenzug hat der KFVW gegenüber dem KFÖ folgende Verpflichtungen:
Ordentlicher Mitgliedsbeitrag: Der KFVW bezahlt einen jährlichen ordentlichen Mitgliedsbeitrag an den KFÖ, der sich unter anderem aus der Anzahl der Katholiken sowie der Anzahl der Mitgliedsfamilien des KFVW berechnet. Dieser Mitgliedsbeitrag wird im Rahmen der jährlichen Jahreshauptversammlung des KFÖ beschlossen.
Mitgliederzeitung: der KFVW liefert Inhalte für 4 Seiten der Zeitung und bezahlt dafür einen außerordentlichen Mitgliedsbeitrag sowie einen Beitrag für Mutation, Grafik der Seiten sowie Versand.
Teilnahme und Stimmrecht bei der Jahreshauptversammlung des KFÖ sowie bei den Präsidiumssitzungen.
Laufende Berichte über Entwicklung der Mitgliederzahlen sowie Tätigkeitsberichte für die Präsidiumssitzung sowie die Jahreshauptversammlung.
Kooperationen mit der Erzdiözese Wien (kurz: EDW) und deren Einrichtungen (Bischofskonferenz)
Die Geschichte des KFVW ist eng mit der Erzdiözese Wien verbunden, daher gibt es in folgenden Bereichen eine Zusammenarbeit:
Jährliche, finanzielle Unterstützung von Seiten der EDW an den KFVW
Nutzungsvertrag für die Mobiltelefone wurde über die EDW abgeschlossen
Nutzung der Lohnverrechnung, der Poststelle und der Kantine (Poststelle und Kantine gegen Entgelt)
Anmietung des Büros gegen Entgelt sowie Nutzung der technischen Infrastruktur (Internet) von der Bischofskonferenz
Berichtswege und Struktur innerhalb des KFVW
Die Rechte und Pflichten der Organe sowie der Geschäftsführung sind in den Statuten festgehalten.
Geschäftspartner & Kooperationen
Bei der Wahl von Geschäftspartnern und Kooperationen wird auf folgende Punkte geachtet:
Keine Einflussnahme auf unsere Überparteilichkeit
Die Werte und Grundhaltungen des KFVW müssen geteilt werden
Wenn notwendig gibt es vertragliche Regelungen, wie zB ein Datenüberlassungsvertrag im Sinne der DSGVO
Kooperationen bedürfen eines Vorstandsbeschlusses
Ehrenamtlichkeit im Vorstand und in Arbeitskreisen
Ehrenamtliche Mitarbeiter ermöglichen die Arbeit des KFVW und sind eine wichtige Stütze. Diese Ehrenamtlichkeit muss in den Gremien und Organen erhalten bleiben. Dementsprechend gilt:
Die Arbeit in den in den Statuten angeführten Gremien und Organen muss ehrenamtlich ausgeübt werden.
In Anlehnung an das Vereinsgesetz dürfen gewählte Funktionäre im KFVW nicht gleichzeitig hauptamtlich im Verein tätig sein. Hauptamtliche Mitarbeiter nehmen an den Sitzungen der Organe/Gremien teil, wenn dies für ihre Tätigkeit beim KFVW relevant ist.
Politisches Engagement von ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeitern
Haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter des KFVW haben jedwede bezahlte und unbezahlte Tätigkeit für politische Parteien sowie politische Tätigkeiten zu melden und im Einzelfall vom Vorstand genehmigen zu lassen.
Fehlverhalten von hauptamtlichen oder ehrenamtlichen Mitarbeitern
Bei hauptamtlichen Mitarbeitern gelten die derzeit geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen, bei grobem Fehlverhalten (zB Arbeitsverweigerung, Veruntreuung, Handlungen die dem Image schwer schaden, etc) kann eine Beendigung des Dienstverhältnisses angestrebt werden. Die Entscheidung hierüber fällt der Vorstand.
Bei ehrenamtlichen Mitarbeitern kann Fehlverhalten folgende Punkte beinhalten:
Vertretung des Vereins nach außen ohne Rücksprache mit Vorsitzenden bzw dessen Stellvertretung (zB durch schriftliche Stellungnahme und Nennung des KFVW)
Annahme von unerlaubten Zuwendungen im Rahmen der Tätigkeit für den KFVW
Involvierung in einen Korruptionstatbestand
Haltungen und Tätigkeiten, die dem Ansehen des KFVW schaden
Der Ausschluss von Vorstandsmitgliedern ist in den Statuten geregelt.
Einhaltung der gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorschriften, insbesondere satzungsmäßige Geschäftsführung, Mittelansammlung und –verwendung.
Die Pflichten und Aufgaben der Geschäftsführung sind in den Statuten und in einer Stellenbeschreibung geregelt.
Die Zusammensetzung der finanziellen Mittel ist in den Statuten festgehalten. Das verfügbare Kapital entspricht in etwa den laufenden Kosten eines Jahres, um finanzielle Ausfälle oder ungeplante Anschaffungen finanzieren zu können.
Die Verwendung der finanziellen Mittel wird in einem Budget festgehalten, die Mitgliederzeitschrift, der Newsletter und die Jahreshauptversammlung informieren Mitglieder über die Mittelverwendung.
Bei Subventionen und öffentlichen Geldern werden die Belege der Abrechnung der fördergebenden Stelle zur Kontrolle zur Verfügung gestellt und bei Bedarf ein Bericht über die Mittelverwendung verfasst. Liegen in einem Bereich Förderrichtlinien von staatlichen Institutionen oder anderen Fördergebern vor, so sind diese Richtlinien als Mindesterfordernis einzuhalten.
Geschenke, Einladungen und sonstige persönliche Vorteile
Prinzipiell dürfen persönliche Vorteile (Einladung im Restaurant, Gutscheine, ...) nur angenommen werden, wenn nicht der Eindruck entsteht, dass eine Gegenleistung erwartet wird.
Annahme von Spenden, Sponsoring, Einnahmen durch Werbeeinschaltungen,Mitgliedsbeiträge
Bei der Jahreshauptversammlung werden die Mitgliedsbeiträge beschlossen. Spenden darüber hinaus sind möglich.
Politisch tätige Personen können als Privatperson Mitglied werden, sofern ihre finanzielle, jährliche Zuwendung ein vernünftiges Ausmaß nicht übersteigt. Jedes Mitglied hat, ungeachtet seines beruflichen oder ehrenamtlichen Hintergrundes, eine Stimme bei der Jahreshauptversammlung.
Bei Werbeeinschaltungen in der Mitgliederzeitschrift oder bei Sponsoring wird darauf geachtet, dass es zu keiner Einflussnahme durch eine politische Partei beim KFVW kommt.
In-sich-Geschäfte
Diese orientieren sich an den gesetzlichen Bestimmungen im Vereinsgesetz und sind in den Statuten entsprechend geregelt.
Zeichnungsberechtigungen
Die Vertretung nach außen sowie Regelungen zu Zeichnungsberechtigungen sind in den Statuen geregelt.
Schriftstücke, die die Anweisung an die Gelder des Verbandes verwahrende Stelle (Bank) zur
baren oder unbaren Auszahlung enthalten, bedürfen der Zeichnung durch den
Kassier oder dessen Stellvertretung sowie durch die Geschäftsführung oder ein weiteres Vorstandsmitglied.
Die Handkassa wurde aufgelöst. Bareinnahmen werden zum nächstmöglichen Zeitpunkt nach der Einnahme zur Bank gebracht und auf ein Konto des KFVW eingezahlt. Über diese Einzahlung ist Buch zu führen. Barauslagen gemäß Statuen für den laufenden Betrieb des KFVWs werden von hauptamtlichen/ehrenamtlichen Mitarbeitern privat vorab bezahlt und im Anschluss nach Vorlage des Belegs vom KFVW refundiert.
Auftragsvergabe
a) Grundsatzbeschluss mit Kostenschätzung und Festlegung einer Kostenobergrenze im Vorstand
b) Einholung von mindestens zwei Angeboten bei Projekten über 1.000,00 EUR, ausgenommen laufende Geschäfte.
c) Beschluss im Vorstand im Rahmen einer Vorstandssitzung oder in Ausnahmefällen als Rundlaufbeschluss per Mail.
d) Beauftragung des Angebotes und regelmäßige Berichterstattung an den Vorstand bis Abschluss des Auftrages, inkl. Überwachung der Kosten und bei Überschreitung der Kosten Bericht an den Vorstand durch die Geschäftsführung.
Einhaltung der arbeitsrechtlich relevanten Regelungen, insbesondere zur Arbeitszeit, zum Arbeitsentgelt, zum Arbeitsschutz
Es gelten die arbeitsrechtlichen Bestimmungen sowie das Gehaltsschema der Erzdiözese Wien, welches auch das Thema „Arbeitszeit“ abdeckt.
Einstellung von Personal, Stundenaufstockungen oder-absenkungen
Personaleinstellungen und Stundenaufstockungen werden im Vorfeld im Vorstand besprochen und bedürfen eines Vorstandbeschlusses. Dabei ist insbesondere auf die entstehenden Mehrkosten zu achten. Vorstellungsgespräche für hauptamtliches Personal finden mit dem Vorsitzenden, dem Vorsitzstellvertreter und der Geschäftsführung statt.
Stundenabsenkungen bedürfen ebenfalls eines Vorstandsbeschlusses, hier ist darauf zu achten, dass die Qualität der hauptamtlichen Arbeit gewährleistet bleibt.
Risiken: Analyse & Vermeidung
An erster Stelle stehen hier finanzielle Risiken, zB durch Ausfälle von Subventionen. Trotz Einhaltung aller Richtlinien (zB Förderrichtlinien, korrektes Ansuchen der Förderung, etc) kann ein Ausfall nicht zu 100% ausgeschlossen werden. Auch laufenden Einnahmen (wie zB Mitgliedsbeiträge, Omadienst) können von Ausfällen betroffen sein.
Zur Minimierung dieses Risikos wurden und werden folgende Vorsichtsmaßnahmen getroffen:
Erstellung eines Budgets im Finanzausschuss gemäß Statuen mit anschließender Genehmigung im Vorstand
Kontrolle der Einhaltung des Budgets durch die Geschäftsführung und Berichterstattung an den Vorstand
Drohende Verluste oder ein Überschreiten der Kosten werden von der Geschäftsführung unverzüglich an den Vorstand gemeldet
Überbrückungshilfen bei Ausfällen, wie zB Kurzarbeit oder NPO-Fonds während der Pandemie.
